Angebot

Vor Erteilung eines Auftrags wünschen manche Kunden ein schriftliches oder mündliches Angebot. Dieses Angebot sollte sorgfältig erstellt werden, denn die im Angebot genannten Aussagen (Preise, Ausführung, Qualität, Zeiten und Termine) sind für den Anbieter, sobald der Kunde den Auftrag erteilt, rechtlich bindend. Man sollte sich also überlegen, was man im Angebot verspricht, und ob die angebotene Ware/Leistung wirklich den Wünschen des Kunden entspricht.
Ungeklärte Teile des Auftrags können als Option angeboten werden.
Jedes Angebot sollte rasch, ordentlich und fehlerfrei erstellt werden, denn der Kunde schließt aus der Qualität des Angebots auf die Qualität der späteren Ausführung. Man sollte ein Angebot als Chance auf einen Auftrag und daher als "kommende Einnahme" betrachten.

Bei der Auftragserteilung sollte nochmals geklärt werden, ob der Auftrag dem Angebot entspricht, oder ob der Kunde inzwischen andere Vorstellungen hat.

 Lieferschein

Wenn dem Kunden seine Ware übergeben wird oder eine Dienstleistung erbracht wurde, erhält er einen Lieferschein und unterschreibt eine Kopie dieses Lieferscheins für den Lieferanten. Diese unterschriebene Kopie ist die Quittung, dass der Kunde die Lieferung erhalten hat, und er kann ihn später mit der Rechnung vergleichen.
Der Lieferschein ist in der Regel fast identisch mit der späteren Rechnung, enthält aber keine Preise.
Später erhält der Kunde die Rechnung. In einer Rechnung können auch mehrere Lieferscheine z. B. aus einem Monat zusammengefasst werden.
Dieses Verfahren ist besonders bei größeren Firmen üblich.

Für den Fall, dass Lieferung und Rechnungsstellung gleichzeitig erfolgen, bietet es sich an, nur ein Formular Rechnung/Lieferschein zu benutzen:
Beim Versand wird dieses Formular der Ware beigelegt.
Bei einer persönlichen Übergabe wird Rechnung/Lieferschein zweimal ausgedruckt, und der Kunde quittiert auf dem Duplikat den Erhalt der Ware bzw. der Dienstleistung. Er selbst behält das Original.

Im Zweifelsfall ist der vom Kunden unterschriebene Lieferschein ein wichtiges Beweismittel dafür, dass und wann der Kunde die Ware oder Dienstleistung erhalten hat.

 Rechnung

Wenn die Leistung für einen Kunden erbracht ist, oder die vom Kunden bestellte Ware geliefert wurde, muss eine Rechnung gestellt werden.

Eine Rechnung muss mindestens folgende Daten enthalten (siehe z. B. § 14 UStG Abs. 4 oder Rundschreiben des BMF):

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (= Absender oder Briefkopf der Rechnung) ,
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (= Empfänger der Rechnung),
• eine fortlaufende Rechnungsnummer z. B. 2005/1, 2005/2 usw.,
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Pro Rechnungsposition:
  - Menge,
  - Bezeichnung,
  - Zeitpunkt der Lieferung,
  - Einzelpreis (netto),
  - Gesamtpreis (netto),
• Summe der Nettobeträge,
• Umsatzsteuer,
• Endbetrag der Rechnung,
• Hinweis, falls einzelne Rechnungspositionen nicht dem üblichen Umsatzsteuersatz unterliegen,
• Begründung, falls einzelne Rechnungspositionen umsatzsteuerfrei sind (sehr selten)
• wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr); ansonsten die Steuernummer (UStNr) oder
  wenn beides nicht vorhanden ist, die Einkommensteuernummer
• Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen z. B. Zahlbar innerhalb von 15 Tagen ohne Abzüge, besser: Zahlbar bis zum xx.xx.200x ohne Abzüge
• Bankverbindung des Zahlungsempfängers

Hinweis: Wenn in einer Rechnung der Zeitpunkt der Lieferung nicht angegeben ist, bekommt der Rechnungsempfänger seit 2005 verstärkt Ärger mit den Prüfern des Finanzamts. Sein Vorsteuerabzug wird ihm eventuell für diese Rechnung verwehrt, und er muss sich von seinem Lieferanten eine korrigierte Rechnung ausstellen lassen. Also lieber gleich das Lieferdatum eintragen!
Alternativen:
- Leistung erbracht von xx.xx.200x bis xx.xx.200x
- Leistung erbracht in KW xx/200x
- Leistung erbracht im Mai/200x

Mögliche weitere Inhalte einer Rechnung:

• Bezug zu einer Bestellung oder einem Vertrag, auf Grund dessen diese Lieferung zustande kam z.B. Ihre Bestellung vom..,
• vor jeder Rechnungsposition ist eine Positionsnummer sinnvoll. Sie erleichtert das Gespräch mit dem Kunden über Einzelheiten der Rechnung.
• Verpackung und Porto werden vor Ermittlung der Rechnungssumme angegeben. Sie unterliegen dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die gesamte Rechnung.
• Ein eventueller Rabatt wird vor Berechnung der Umsatzsteuer gedruckt und abgezogen.
  

Sonderfall "keine Umsatzsteuer"
Freiberufler oder Kleingewerbler, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen keine Umsatzsteuer auf die Rechnung schreiben. Da es aber Pflicht ist, zu begründen, warum eine Rechnung oder einzelne Rechnungspositionen umsatzsteuerfrei sind, muss bei einem Kleingewerbe, etwa folgender Hinweis auf die Rechnung:
umsatzsteuerbefreit gemäß § 19 (1) UStG oder
Diese Rechnung bleibt gemäß § 19 (1) UStG umsatzsteuerfrei.
Damit sind dann auch jene Kunden, die nur Rechnungen mit Umsatzsteuer kennen, beruhigt.

Barzahlung
Wenn bar gezahlt wird, sollte eine Quittung geschrieben, oder die Zahlung mit Datum und Unterschrift des Zahlungsempfängers auf der Rechnung quittiert werden. Dies bedeutet gegenseitige Sicherheit und schafft für beide Seiten einen gültigen Beleg für Buchhaltung und Finanzamt.

Freiberufler schreiben ihre Rechnungen genauso. Diese Regeln gelten EU-weit (EU-Richtlinie 2001/115/EG).

 Zahlungserinnerung und Mahnung

Wenn ein Kunde mal nicht innerhalb der Zahlungsfrist zahlen sollte, muss nicht gleich das schlimmste vermutet werden. Er kann die Rechnung verlegt haben, oder man selbst hat vielleicht einen Zahlungseingang übersehen. Schon ein kurzes freundliches Telefongespräch schafft meist Klarheit.

Weitere Maßnahmen können eine Zahlungserinnerung und später eine Mahnung sein. Nach der zweiten Mahnung (per Einschreiben) wird dann leider ein gerichtliches Mahnverfahren nötig.

Mehr dazu finden Sie unter www.mahnung-online.de.